A Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) ellenőrzése minden vállalkozás életében stresszes időszak. Egy audit nem feltétlenül jelent hibát, de a felkészületlenség szinte garantálja a problémát és a bírságot. Sokan azt gondolják, a könyvelő felel mindenért, de a jogi és vezetői felelősség a cégvezetőé.
Jogászként azt tapasztalom, hogy a legtöbb bírság és jogvita nem a szándékos csalásból, hanem a formai hibákból, a dokumentációs hiányosságokból és a gyenge kommunikációból fakad. Összegyűjtöttem azt az 5 leggyakoribb hibát, amelyet a cégvezetők elkövetnek a NAV ellenőrzés során, és amelyek elkerülése alapvető fontosságú a sikeres audit érdekében.
1. Hiba: Az adóhatósági megkeresés félvállról vétele és a határidők elmulasztása
A legtöbb jogvita azon múlik, hogy a cégvezető nem veszi komolyan az első NAV megkereséseket.
- A csapda: Az első felszólításra késlekedve, hiányosan reagál, vagy nem az ellenőrzés típusának megfelelő dokumentációt küldi el. A NAV minden esetben szigorú határidőket szab a válaszadásra és a dokumentumok bemutatására. Ennek elmulasztása már önmagában mulasztási bírságot von maga után.
- A védekezés: Az első megkeresés kézhezvételekor azonnal vegye fel a kapcsolatot jogi képviselőjével. Készítsenek részletes tervet a dokumentumok határidőre történő összegyűjtésére és jogi szempontból történő ellenőrzésére. Ne várja meg az utolsó pillanatot!
2. Hiba: Az alátámasztó dokumentáció hiánya és a formális hibák
A magyar adójogban a bizonylatnak nemcsak léteznie kell, de formailag is meg kell felelnie a jogszabályi előírásoknak.
- A csapda: Az adóhatóság elutasítja a költségeket alátámasztó számlákat, mert azok hiányosak (pl. hiányzik a szerződéses hivatkozás, nem egyértelmű a teljesítés), vagy az azok mögötti tartalmi valóság nincs dokumentálva. Például a tanácsadói díjakat igazoló számla mögött nincs teljesítési igazolás, szerződés vagy kimutatás az elvégzett munkáról.
- A védekezés: Az ellenőrzés megkezdése előtt vizsgálja át a kritikus tételeket (pl. reprezentációs költségek, tanácsadói díjak, cégautó használat) alátámasztó szerződéseket és teljesítési igazolásokat. Ha hiányosságot talál, pótolja azokat még az ellenőrzés megkezdése előtt, vagy készüljön fel a hiány pótlásának jogi érvelésére.
3. Hiba: A tagi kölcsönök és a magánhasználat nem megfelelő kezelése
A kkv-szektorban az egyik leggyakoribb ellenőrzési terület a tagi kölcsönök és a céges eszközök magánhasználata.
- A csapda: A tagi kölcsönöknek nincs szerződése, vagy azokat a cég évek óta nem fizeti vissza, ami adóhatósági szempontból fedezet nélküli jövedelemnek minősülhet, és adókötelezettséget vonhat maga után. Hasonlóan, a cégautó vagy a céges telefon magánhasználata utáni magánszemélyi adókötelezettség (ÁFÁ-val, SZJA-val) rendezetlen.
- A védekezés: Gondoskodjon arról, hogy minden tagi kölcsönről legyen írásos szerződés a jogszabályoknak megfelelő feltételekkel. Készítsen naplót a céges eszközök magán- és céges használatáról (pl. útnyilvántartás), és fizessen be minden ezzel kapcsolatos adót. A kettő elválasztása elengedhetetlen.
4. Hiba: Az ellenőrzés alatti spontán nyilatkozatok
A cégvezetők gyakran azt gondolják, hogy “őszintének” kell lenniük az ellenőrökkel. Az ellenőrzés azonban jogi procedúra, nem baráti beszélgetés.
- A csapda: Az ellenőrök gyakran informális beszélgetések során próbálnak információt szerezni, amit később jegyzőkönyvben rögzítenek. Egy hanyag, spontán nyilatkozat komoly jogi hátrányt okozhat, és megkérdőjelezheti a cég dokumentumainak hitelességét.
- A védekezés: Mindig konzultáljon jogi képviselőjével, mielőtt bármilyen szóbeli vagy írásbeli nyilatkozatottesz az adóhatóság felé. Hagyja, hogy az ügyvédje koordinálja a kommunikációt, és csak a jogilag alátámasztott, írásos dokumentumokkal válaszoljon a feltett kérdésekre.
5. Hiba: Jogorvoslati lehetőségek elmulasztása
A NAV ellenőrzés lezárásakor hozott elsőfokú határozat nem “szentírás.”
- A csapda: A cégvezető elfogadja a helytelenül megállapított adókülönbözetet és bírságot, mert azt hiszi, nincs esélye a NAV-val szemben. A jogszabályok azonban biztosítják a fellebbezés és a bírósági felülvizsgálat jogát. A fellebbezési határidő (általában 15 nap) rendkívül rövid!
- A védekezés: Ne fizesse be azonnal a kiszabott bírságot! Ha az ügyvédje szerint a határozat jogszerűtlen, éljen a fellebbezés jogával. Ha a másodfokú NAV határozat sem kielégítő, keresetet nyújthat be a közigazgatási bírósághoz. A jogorvoslat igénybevétele jelentősen enyhítheti vagy eltörölheti a fizetési kötelezettséget.
Összefoglalás és Következő Lépés
A NAV ellenőrzés csak addig ijesztő, amíg nincs rend a cég jogi és pénzügyi dokumentációjában. A legnagyobb hiba a felkészületlenség és a passzivitás. A proaktív jogi tanácsadás segíthet elkerülni az 1-5. pontban említett hibákat.
Ne feledje:
- Mindig tartsa be a határidőket!
- Győződjön meg az alátámasztó dokumentumok formai és tartalmi helyességéről.
- Hagyja, hogy a jogi képviselője kommunikáljon az adóhatósággal.
Készül a NAV ellenőrzésre, vagy jogorvoslatra szorul egy már megindult eljárásban? Ne kockáztassa cége pénzügyi biztonságát! Keressen minket azonnali konzultációért.
KÉRJEN KONZULTÁCIÓT!
Szerző: Dr. Ecseki-Mihalcsik Sára, ügyvéd, adójogi és vállalati jogi szakértő
